A Logística de Eventos: Quais atores para uma organização perfeita?

A logística de eventos distingue-se da logística tradicional pelo carácter único da gestão de eventos. É uma organização específica para prestações limitadas no tempo. Este tipo de projeto exige solicitar todos os recursos necessários para o bom desenrolar de um evento. É a gestão do conjunto destas atividades físicas e destas atividades de organização que formam o caderno de encargos da logística de eventos. Quais são então os atores que asseguram o bom funcionamento das diversas manifestações?

Sumário:

• Tipos de eventos
• Missões
• Atores e profissões

As manifestações podem ser de todas as envergaduras e de múltiplas formas. O setor de eventos cobre um grande número de setores e pode portanto interessar um largo leque de profissões.

Podemos pensar primeiro nos domínios da cultura (concertos, espetáculos, festivais), das artes (teatro, exposições) e do audiovisual (reportagens, filmagens cinematográficas) que representam uma grande parte das necessidades apoiadas pela logística de eventos. Os eventos desportivos exigem igualmente grandes esforços de organização.

As cimeiras, salões, feiras, convenções e outras exposições temáticas são outras tantas manifestações com um imponente caderno de encargos que movimentam inúmeros ramos profissionais. Por fim os eventos privados (casamentos, receções) necessitam igualmente da competência dos profissionais da organização.

Qualquer que seja o domínio entre os suscitados, a massa de trabalho requerida para a elaboração de uma manifestação é de uma envergadura colossal. É guiada e dirigida por um ramo profissional específico que permite assegurar o sucesso de um projeto de eventos.

O logístico de eventos é assim o profissional qualificado que é encarregado desta organização. Está à frente do projeto e opera em apoio ao trabalho dos intervenientes (artistas, convidados, expositores, desportistas) para os descarregar da organização material ou administrativa. Estabelece o caderno de encargos do evento, recenseía o conjunto dos recursos necessários e elabora o plano de ação. Organiza, planifica e supervisiona as operações de encaminhamento de produtos, de materiais, de equipamentos e de intervenientes para o local do evento.

É ele que se ocupa das tarefas administrativas e organiza a gestão das infraestruturas, dos equipamentos (aquisição, utilização), dos veículos de transporte e dos stocks de recursos. É também responsável pela segurança das instalações e das infraestruturas, assim como pela vigilância do local do evento. O logístico vela pelo respeito dos prazos, regula os custos logísticos e supervisiona a gestão do sistema de informação.

Ele tem o papel fundamental sendo o profissional que será o primeiro a chegar ao local e o último a partir. Todos os pormenores e consequências de uma manifestação estão sob a sua égide, assim como o conjunto dos especialistas estão sob a sua responsabilidade.

Tão vastas e variadas como os domínios cobertos pela logística de eventos, as profissões que contribuem para o sucesso de uma manifestação são diversas e numerosas.

Para todos os eventos que exigem a implementação de infraestruturas dedicadas (concertos e convenções entre outros), os técnicos de montagem, empilhadores e operários são aqueles que darão as suas formas aos locais dos eventos. Têm como tarefa montar um ambiente funcional e seguro respeitando as instruções de segurança com um equipamento apropriado, tais sapatos de segurança e trajes adequados. Os técnicos, maquinistas e engenheiros especializados têm a seu cargo assegurar que todas as necessidades tecnológicas sejam fornecidas. Isto inclui engenheiros de som, roadies de concerto, ou ainda eletricistas.

A prestância do local do evento é por sua vez assegurada pelos papéis dos decoradores. Um conforto visual que irá a par com a qualidade dos serviços propostos. Os recepcionistas e empregados de mesa, segundo o evento, poderão usar túnicas e sapatos elegantes e formais, ou trajes mais sóbrios e descontraídos, mas personalizáveis nas cores do evento.

Do ponto de vista da restauração, pode ser o tema principal de um salão com múltiplos expositores gastronómicos. Pode também ser um serviço de catering especialmente dedicado, seja para uma refeição de eleição, ou para um meio de lanche rápido. Os cozinheiros e empregados de mesa usarão os aventais de função mais adequados para assegurar eficazmente os talheres.

O desenrolar de um evento é igualmente guiado pelos talentos dos animadores, conferencistas e expositores. Será ainda imortalizado por fotógrafos designados tanto para sublimar um casamento como para documentar um salão importante.

Para assegurar uma higiene irrepreensível, os agentes de limpeza e de manutenção serão os garantes de um local limpo e acolhedor antes, durante e após o evento.

Por fim, o papel capital dos agentes de segurança será assegurar a segurança de cada um, de regular a população em grande número e velar para que nenhum incidente escape à sua vigilância. Inspirarão respeito e confiança com um equipamento completo.

O painel de profissionais destacado acima é apenas uma amostra dos ramos profissionais que podem contribuir para o sucesso de um evento. Segundo os domínios das manifestações em si mesmas e o tipo de infraestruturas e serviços a implementar, as diversas competências de técnicos qualificados serão sempre requeridas. Assim, apesar do aspeto efémero do setor de eventos, este setor movimenta durante todo o ano um grande número de profissões em muitos domínios.