La logistica degli eventi: Quali attori per un'organizzazione perfetta?

La logistica eventi è da distinguere dalla logistica tradizionale per il carattere unico della gestione di eventi. È un'organizzazione specifica per prestazioni limitate nel tempo. Questo tipo di progetto richiede di sollecitare tutte le risorse necessarie al buon svolgimento di un evento. È la gestione dell'insieme di queste attività fisiche e di queste attività di organizzazione che formano il capitolato d'appalto della logistica eventi. Quali sono allora gli attori che assicurano il buon funzionamento delle diverse manifestazioni?

Sommario:

• Tipi di eventi
• Missioni
• Attori e mestieri

Le manifestazioni possono essere di tutte le portate e di molteplici forme. L'eventi copre un gran numero di settori e può quindi riguardare un ampio ventaglio di mestieri.

Si può pensare innanzitutto ai domini della cultura (concerti, spettacoli, festival), delle arti (teatro, esposizioni) e dell'audiovisivo (reportage, riprese cinematografiche) che rappresentano una gran parte dei bisogni sostenuti dalla logistica eventi. Gli eventi sportivi richiedono ugualmente pesanti sforzi di organizzazione.

I summit, i saloni, le fiere, le convention e altre esposizioni tematiche sono altrettante manifestazioni con un imponente capitolato d'appalto che movimentano innumerevoli settori professionali. Infine gli eventi privati (matrimoni, ricevimenti) hanno ugualmente bisogno dell'competenza dei professionisti dell'organizzazione.

Qualunque sia il dominio tra quelli suscitati, la massa di lavoro richiesta per l'elaborazione di una manifestazione è di una portata colossale. È guidata e diretta da un settore professionale specifico che permette di assicurare il successo di un progetto eventi.

Il logistico eventi è così il professionista qualificato che è incaricato di questa organizzazione. È a capo del progetto e opera a sostegno del lavoro degli intervenuti (artisti, invitati, espositori, sportivi) per scaricarli dall'organizzazione materiale o amministrativa. Mette in atto il capitolato d'appalto dell'evento, censisce l'insieme delle risorse necessarie ed elabora il piano d'azione. Organizza, pianifica e supervisiona le operazioni di trasporto di prodotti, di materiali, di attrezzature e di intervenuti verso il luogo dell'evento.

È lui che si occupa dei compiti amministrativi e organizza la gestione delle infrastrutture, delle attrezzature (acquisizione, utilizzo), dei veicoli di trasporto e delle scorte di risorse. È anche responsabile della sicurezza degli impianti e delle infrastrutture, così come della sorveglianza del luogo dell'evento. Il logistico vigila sul rispetto delle scadenze, regola i costi logistici e supervisiona la gestione del sistema informativo.

Ha il ruolo chiave essendo il professionista che sarà il primo ad arrivare sul posto e l'ultimo a partire. Tutti i dettagli e le implicazioni di una manifestazione sono sotto la sua egida, così come l'insieme degli esperti sono sotto la sua responsabilità.

Vasti e vari quanto i domini coperti dalla logistica eventi, i mestieri che contribuiscono al successo di una manifestazione sono diversi e numerosi.

Per tutti gli eventi che richiedono la messa in opera di infrastrutture dedicate (concerti e convention tra gli altri), i tecnici di assemblaggio, i carrellisti e movimentatori sono quelli che daranno le loro forme ai luoghi degli eventi. Hanno il compito di mettere in piedi un ambiente funzionale e sicuro rispettando le consegne di sicurezza con un equipaggiamento appropriato, come scarpe di sicurezza e tenute adeguate. I tecnici, i macchinisti e gli ingegneri specializzati hanno loro l'incarico di assicurarsi che tutti i bisogni tecnologici siano forniti. Questo include ingegneri del suono, roadie di concerto, o ancora elettricisti.

La prestanza del luogo dell'evento è a sua volta assicurata dai ruoli dei decoratori. Un comfort visuale che andrà di pari passo con la qualità dei servizi proposti. Gli addetti all'accoglienza e i camerieri, secondo l'evento, potranno indossare delle tuniche e delle scarpe eleganti e formali, o delle tenute più sobrie e rilassate, ma personalizzabili con i colori dell'evento.

Dal punto di vista della ristorazione, questo può essere il tema principale di un salone con molteplici espositori gastronomici. Può anche essere un servizio di catering appositamente dedicato, che sia per un pasto di qualità, o per un mezzo di spuntino rapido. I cuochi e i camerieri indosseranno i grembiuli di servizio più adatti ad assicurare efficacemente le portate.

Lo svolgimento di un evento è ugualmente guidato dai talenti degli animatori, conferenzieri ed espositori. Sarà inoltre immortalato da fotografi titolari sia per sublimare un matrimonio che per documentare un salone importante.

Per assicurare un'igiene irreprensibile, gli addetti alle pulizie e alle pulizie saranno i garanti di un luogo pulito e accogliente prima, durante e dopo l'evento.

Infine, il ruolo capitale degli agenti di sicurezza sarà di assicurare la sicurezza di ciascuno, di regolare la popolazione in gran numero e di vegliare affinché nessun incidente sfugga alla loro vigilanza. Ispireranno rispetto e fiducia con un equipaggiamento completo.

Il panel di professionisti messo in evidenza più sopra è solo un campione dei settori professionali che possono contribuire al successo di un evento. Secondo i domini delle manifestazioni in sé stesse e il tipo di infrastrutture e servizi da dispiegare, le diverse competenze di tecnici qualificati saranno sempre richieste. Così, nonostante l'aspetto effimero dell'eventi, questo settore movimenta tutto l'anno un gran numero di mestieri in molti domini.