Evenementlogistiek: Welke actoren voor een perfecte organisatie?

De evenementlogistiek is te onderscheiden van de traditionele logistiek vanwege het unieke karakter van het evenementbeheer. Het is een specifieke organisatie voor diensten die beperkt zijn in tijd. Dit type project vereist het inzetten van alle benodigde middelen voor het goede verloop van een evenement. Het is het beheer van al deze fysieke activiteiten en deze organisatorische activiteiten die het programma van eisen vormen van de evenementlogistiek. Wie zijn dan de actoren die het goede functioneren van de verschillende manifestaties waarborgen?

Inhoudsopgave:

• Soorten evenementen
• Missies
• Actoren en beroepen

De manifestaties kunnen van alle omvang zijn en meerdere vormen hebben. Het evenementenwezen dekt een groot aantal sectoren en kan daarom betrekking hebben op een breed scala aan beroepen.

Men kan allereerst denken aan de culturele domeinen (concerten, voorstellingen, festivals), de kunsten (theater, tentoonstellingen) en de audiovisuele sector (reportages, filmopnames) die een groot deel vertegenwoordigen van de behoeften die ondersteund worden door de evenementlogistiek. De sportevenementen vragen ook zware organisatorische inspanningen.

De toppen, salons, beurzen, conventies en andere thematische tentoonstellingen zijn evenveel manifestaties met een imposant programma van eisen die talloze beroepsgroepen omvatten. Ten slotte hebben ook de privé-evenementen (huwelijken, recepties) de expertise nodig van de organisatieprofessionals.

Ongeacht het domein onder degenen die hierboven genoemd zijn, is de hoeveelheid werk die vereist is voor de uitwerking van een manifestatie van een kolossale omvang. Het wordt geleid en bestuurd door een specifieke beroepsgroep die het mogelijk maakt om het succes van een evenementproject te waarborgen.

De evenementlogisticus is dus de gekwalificeerde professional die belast is met deze organisatie. Hij staat aan het hoofd van het project en werkt ter ondersteuning van het werk van de deelnemers (artiesten, gasten, exposanten, sporters) om hen te ontlasten van de materiële organisatie of administratie. Hij stelt het programma van eisen van het evenement op, inventariseert alle benodigde middelen en werkt het actieplan uit. Hij organiseert, plant en houdt toezicht op de transportoperaties van producten, materiaal, uitrusting en deelnemers naar de evenementlocatie.

Hij zorgt voor de administratieve taken en organiseert het beheer van de infrastructuur, de uitrusting (aanschaf, gebruik), de transportvoertuigen en de voorraden van middelen. Hij is ook verantwoordelijk voor de veiligheid van de installaties en de infrastructuur, evenals voor de bewaking van de evenementlocatie. De logisticus zorgt voor het naleven van deadlines, reguleert de logistieke kosten en houdt toezicht op het beheer van het informatiesysteem.

Hij heeft de sleutelrol doordat hij de professional is die als eerste ter plaatse zal aankomen en als laatste zal vertrekken. Alle ins en outs van een evenement staan onder zijn leiding, evenals het geheel van experts onder zijn verantwoordelijkheid.

Net zo uitgebreid en gevarieerd als de domeinen die gedekt worden door de evenementlogistiek, zijn de beroepen die bijdragen aan het succes van een manifestatie divers en talrijk.

Voor alle evenementen die de installatie van toegewijde infrastructuur vereisen (concerten en conventies onder andere), zijn de montagetechnici, heftruckchauffeurs en sjouwers degenen die vorm zullen geven aan de evenementlocaties. Zij hebben de taak om een functionele en veilige omgeving op te zetten terwijl zij de veiligheidsvoorschriften naleven met geschikte uitrusting, zoals veiligheidsschoenen en adequate kleding. De technici, machinisten en gespecialiseerde ingenieurs hebben de taak ervoor te zorgen dat alle technologische behoeften worden vervuld. Dit omvat geluidstechnici, concert roadies, of nog elektriciens.

De uitstraling van de evenementlocatie wordt op haar beurt gegarandeerd door de rollen van de decorateurs. Een visueel comfort dat hand in hand zal gaan met de kwaliteit van de aangeboden diensten. De gastheren en obers, afhankelijk van het evenement, kunnen tunieken en schoenen dragen die elegant en formeel zijn, of outfits die soberder en relaxter zijn, maar personaliseerbaar in de kleuren van het evenement.

Vanuit het oogpunt van de catering kan dit het hoofdthema zijn van een salon met meerdere gastronomische exposanten. Het kan ook een cateringservice zijn die speciaal is toegewijd, of het nu gaat om een uitgelezen maaltijd of om een middel voor een snelle versnaperingen. De koks en obers zullen de schorten dragen die het meest geschikt zijn om efficiënt het tafelgerei te verzorgen.

Het verloop van een evenement wordt ook geleid door de talenten van animators, sprekers en exposanten. Het zal bovendien vereeuwigd worden door toegewijde fotografen, zowel om een huwelijk te sublimeren als om een belangrijke salon te documenteren.

Om onberispelijke hygiëne te waarborgen, zullen de onderhoudsmedewerkers en schoonmakers de garanten zijn van een schone en gastvrije plek voor, tijdens en na het evenement.

Ten slotte zal de kapitale rol van de beveiligingsagenten zijn om de veiligheid van iedereen te waarborgen, de bevolking te reguleren in grote aantallen en ervoor te zorgen dat geen incident aan hun waakzaamheid ontglipt. Zij zullen respect en vertrouwen inspireren met een complete uitrusting.

Het panel van professionals dat hierboven is belicht is slechts een steekproef van de beroepsgroepen die kunnen bijdragen aan het succes van een evenement. Afhankelijk van de domeinen van de manifestaties zelf en het type infrastructuur en diensten dat ingezet moet worden, zullen de diverse expertises van gekwalificeerde technici altijd vereist zijn. Zo draait deze sector, ondanks het tijdelijke aspect van het evenementenwezen, het hele jaar door een groot aantal beroepen in veel domeinen.