La logística de eventos: ¿Qué actores para una organización perfecta?

La logística de eventos se distingue de la logística tradicional por el carácter único de la gestión de eventos. Es una organización específica para prestaciones limitadas en el tiempo. Este tipo de proyecto requiere solicitar todos los recursos necesarios para el buen desarrollo de un evento. Es la gestión del conjunto de estas actividades físicas y de estas actividades de organización las que forman el pliego de condiciones de la logística de eventos. ¿Cuáles son entonces los actores que aseguran el buen funcionamiento de las diversas manifestaciones?

Sumario:

• Tipos de eventos
• Misiones
• Actores y oficios

Las manifestaciones pueden ser de todas las envergaduras y de múltiples formas. El sector de eventos cubre un gran número de sectores y puede por tanto concernir a un amplio abanico de oficios.

Se puede pensar en primer lugar en los ámbitos de la cultura (conciertos, espectáculos, festivales), de las artes (teatro, exposiciones) y del audiovisual (reportajes, rodajes cinematográficos) que representan una gran parte de las necesidades sostenidas por la logística de eventos. Los eventos deportivos también requieren grandes esfuerzos de organización.

Las cumbres, salones, ferias, convenciones y otras exposiciones temáticas son tantas manifestaciones con un imponente pliego de condiciones que mueven innumerables cuerpos de oficios. Finalmente los eventos privados (bodas, recepciones) también necesitan la experiencia de los profesionales de la organización.

Cualquiera que sea el ámbito entre los mencionados, la masa de trabajo requerida para la elaboración de una manifestación es de una envergadura colosal. Está guiada y dirigida por un cuerpo de oficio específico que permite asegurar el éxito de un proyecto de eventos.

El logístico de eventos es así el profesional cualificado que está encargado de esta organización. Él está al frente del proyecto y opera en apoyo del trabajo de los intervinientes (artistas, invitados, expositores, deportistas) para descargarlos de la organización material o administrativa. Establece el pliego de condiciones del evento, censura el conjunto de recursos necesarios y elabora el plan de acción. Organiza, planifica y supervisa las operaciones de transporte de productos, de materiales, de equipamientos y de intervinientes hacia el lugar del evento.

Es él quien se ocupa de las tareas administrativas y organiza la gestión de las infraestructuras, de los equipamientos (adquisición, utilización), de los vehículos de transporte y de los stocks de recursos. También es responsable de la seguridad de las instalaciones y de las infraestructuras, así como de la vigilancia del lugar del evento. El logístico vela por el respeto de los plazos, regula los costes logísticos y supervisa la gestión del sistema de información.

Él tiene el papel clave siendo el profesional que será el primero en llegar al lugar y el último en irse. Todos los entresijos de una manifestación están bajo su égida, así como el conjunto de expertos están bajo su responsabilidad.

Tan vastos y variados como los ámbitos cubiertos por la logística de eventos, los oficios que contribuyen al éxito de una manifestación son diversos y numerosos.

Para todos los eventos que requieren la instalación de infraestructuras dedicadas (conciertos y convenciones entre otros), los técnicos de montaje, carretilleros y manipuladores son quienes darán sus formas a los lugares de los eventos. Tienen la tarea de poner en pie un entorno funcional y seguro respetando las consignas de seguridad con un equipamiento apropiado, tales zapatos de seguridad y atuendos adecuados. Los técnicos, maquinistas e ingenieros especializados tienen a su cargo asegurarse de que todas las necesidades tecnológicas sean entregadas. Esto incluye ingenieros de sonido, roadies de concierto, o también electricistas.

La prestancia del lugar del evento está por su parte asegurada por los roles de los decoradores. Un confort visual que irá de la mano con la calidad de los servicios propuestos. Los anfitriones de recepción y camareros, según el evento, podrán llevar túnicas y zapatos elegantes y formales, o atuendos más sobrios y relajados, pero personalizables con los colores del evento.

Desde el punto de vista de la restauración, esto puede ser el tema principal de un salón con múltiples expositores gastronómicos. También puede ser un servicio de catering especialmente dedicado, ya sea para una comida de calidad, o para un medio de refrigerio rápido. Los cocineros y camareros lucirán los delantales de función más adecuados para asegurar eficazmente los cubiertos.

El desarrollo de un evento también está guiado por los talentos de los animadores, conferenciantes y expositores. Además será inmortalizado por fotógrafos oficiales tanto para sublimar una boda como para documentar un salón importante.

Para asegurar una higiene irreprochable, los agentes de mantenimiento y de limpieza serán los garantes de un lugar limpio y acogedor antes, durante y después del evento.

Finalmente, el papel capital de los agentes de seguridad será asegurar la seguridad de cada uno, regular la población en gran número y velar por que ningún incidente escape a su vigilancia. Inspirarán respeto y confianza con un equipamiento completo.

El panel de profesionales puesto de relieve más arriba no es más que una muestra de los cuerpos de oficios que pueden contribuir al éxito de un evento. Según los ámbitos de las manifestaciones en sí mismas y el tipo de infraestructuras y servicios a desplegar, las diversas experticias de técnicos cualificados serán siempre requeridas. Así, a pesar del aspecto efímero del sector de eventos, este sector mueve todo el año un gran número de oficios en muchos ámbitos.