La logistique événementielle : Quels acteurs pour une parfaite organisation ?

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La logistique évènementielle est à distinguer de la logistique traditionnelle de par le caractère unique de la gestion d’évènements. C’est une organisation spécifique pour des prestations limitées dans le temps. Ce type de projet demande de solliciter toutes les ressources nécessaires au bon déroulé d’un évènement. C’est la gestion de l’ensemble de ces activités physiques et de ces activités d’organisation qui forment le cahier des charges de la logistique évènementielle. Quels sont alors les acteurs qui assurent le bon fonctionnement des diverses manifestations ?

  

Sommaire :

  

Les types d’événements

Les manifestations peuvent être de toutes envergures et de multiples formes. L’événementiel couvre un grand nombre de secteurs et peut donc concerner un large éventail de métiers.

On peut penser tout d’abord aux domaines de la culture (concerts, spectacles, festivals), des arts (théâtre, expositions) et de l’audiovisuelle (reportages, tournages cinématographiques) qui représentent une grande partie des besoins soutenus par la logistique événementielle. Les évènements sportifs demandent également de lourds efforts d’organisation.

Les sommets, salons, foires, conventions et autres expositions thématiques sont autant de manifestations avec un imposant cahier des charges qui brassent d’innombrables corps de métiers. Enfin les événements privés (mariages, réceptions) ont également besoin de l’expertise des professionnels de l’organisation.

Les missions de la logistique évènementielle

Quel que soit le domaine parmi ceux suscités, la masse de travail requise pour l'élaboration d'une manifestation est d'une envergure colossale. Elle est guidée et dirigée par un corps de métier spécifique qui permet d'assurer la réussite d'un projet événementiel.

Le logisticien évènementiel est ainsi le professionnel qualifié qui est chargé de cette organisation. Il est à la tête du projet et opère en soutien du travail des intervenants (artistes, invités, exposants, sportifs) pour les décharger de l’organisation matérielle ou administrative. Il met en place le cahier des charges de l’évènement, recense l’ensemble des ressources nécessaires et élabore le plan d’action. Il organise, planifie et supervise les opérations d’acheminement de produits, de matériels, d’équipements et d’intervenants vers le lieu de l’évènement.

C’est lui qui s’occupe des tâches administratives et organise la gestion des infrastructures, des équipements (acquisition, utilisation), des véhicules de transport et des stocks de ressources. Il est aussi responsable de la sécurité des installations et des infrastructures, ainsi que de la surveillance du lieu de l’événement. Le logisticien veille au respect des délais, régule les coûts logistiques et supervise la gestion du système d'information.

Il a le rôle clé en étant le professionnel qui sera le premier à arriver sur place et le dernier à partir. Tous les tenants et aboutissements d’une manifestation sont sous son égide, tout comme l’ensemble des experts sont sous sa responsabilité.

 

Les acteurs et métiers concernés

Aussi vastes et variés que les domaines couverts par la logistique événementielle, les métiers qui contribuent à la réussite d’une manifestation sont divers et nombreux.

Pour tous les événements qui demandent la mise en place d’infrastructures dédiées (concerts et conventions entre autres), les techniciens d’assemblage, caristes et manutentionnaires sont ceux qui donneront leurs formes aux lieux des événements. Ils ont pour tâche de mettre sur pied un environnement fonctionnel et sûr tout en respectant les consignes de sécurité avec un équipement approprié, telles chaussures de sécurité et tenues adéquates. Les techniciens, machinistes et ingénieurs spécialisés ont eux la charge de s’assurer que tous les besoins technologiques soient délivrés. Cela inclut ingénieurs du son, roadies de concert, ou encore électriciens.

La prestance du lieu d’événement est quant à elle assurée par les rôles des décorateurs. Un confort visuel qui ira de pair avec la qualité des services proposés. Les hôtes d’accueil et serveurs, selon l’événement, pourront porter des tuniques et des chaussures élégantes et formelles, ou des tenues plus sobres et relâchées, mais personnalisables aux couleurs de l’événement.

Du point de vue de la restauration, cela peut être le thème principal d’un salon aux multiples exposants gastronomiques. Cela peut aussi être un service de traiteur spécialement dédié, que ce soit pour un repas de choix, ou pour un moyen de collation rapide. Les cuisiniers et serveurs arboreront les tabliers de fonction les plus à même d’assurer efficacement les couverts.

Le déroulé d’un événement est également guidé par les talents des animateurs, conférenciers et exposants. Il sera de plus immortalisé par des photographes attitrés aussi bien pour sublimer un mariage que pour documenter un salon important.

Pour assurer une hygiène irréprochable, les agents d’entretien et de ménage seront les garants d’un lieu propre et accueillant avant, durant et après l’événement.

Enfin, le rôle capital des agents de sécurité sera d’assurer la sécurité de chacun, de réguler la population en grand nombre et de veiller à ce qu’aucun incident n’échappe à leur vigilance. Ils inspireront respect et confiance avec un équipement complet.

Le panel de professionnels mis en exergue plus haut n’est qu’un échantillon des corps de métiers pouvant contribuer à la réussite d’un événement. Selon les domaines des manifestations en-elles mêmes et le type d’infrastructures et services à déployer, les diverses expertises de techniciens qualifiés seront toujours requises. Ainsi, malgré l’aspect éphémère de l’événementiel, ce secteur brasse toute l’année un grand nombre de métiers dans bien des domaines.

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